Świadczenia pomocy społecznej są udzielane na wniosek osoby zainteresowanej, jej przedstawiciela ustawowego bądź innej osoby, za zgodą osoby zainteresowanej lub jej przedstawiciela ustawowego. Tak, więc, każdy człowiek, który znalazł się w trudnej sytuacji życiowej, z którą nie może sobie poradzić przy wykorzystaniu własnych sił i środków, ma prawo zgłosić się do Ośrodka Pomocy Społecznej, który jest właściwym według miejsca zamieszkania. Do Ośrodka można się zgłosić osobiście, telefonicznie lub pisemnie. Pomoc społeczna może być również udzielana z własnej inicjatywy Ośrodka (z urzędu).

Wniosek winien zawierać informacje o: problemie (problemach), w których rozwiązaniu rodzina lub osoba potrzebuje pomocy (możliwie precyzyjne i szczegółowo określone), wszystkich dochodach wspólnie zamieszkujących członków rodziny za ostatni miesiąc (odpowiednio udokumentowanych), wszystkich niezbędnych wydatkach rodziny za np. ostatni miesiąc (opłaty za mieszkanie, leczenie i leki, rehabilitacja i inne), niezaspokojonych, istotnych życiowo potrzebach rodziny.

Po złożeniu wniosku, w ciągu najdalej czternastu dni, pracownik socjalny przeprowadza wywiad środowiskowy w miejscu zamieszkania wnioskodawcy, gdyż przyznanie świadczenia pomocy społecznej musi być poprzedzone przeprowadzeniem wywiadu rodzinnego /środowiskowego/ we właściwym miejscu zamieszkania lub w miejscu stałego czy czasowego pobytu. W toku wywiadu ustala się sytuację osobistą i majątkową osoby lub rodziny ubiegającej się o przyznanie świadczeń oraz powody ubiegania się o te świadczenia. Wszelkie informacje, jakie powierza się pracownikowi socjalnemu podczas rozmów objęte są tajemnicą służbową i mogą być wykorzystane jedynie do celów przyznania świadczeń pomocy społecznej. W postępowaniu przyznania świadczeń pomocy społecznej pracownik socjalny kieruje się przede wszystkim dobrem osób korzystających z pomocy i ochroną ich dóbr osobistych. Każda sprawa jest rozpatrywana indywidualnie.

 Podstawą ustalenia sytuacji osobistej, rodzinnej, materialnej, stanu zdrowia osoby ubiegającej się o świadczenia stanowią w szczególności następujące dokumenty: dowód osobisty, zaświadczenie pracodawcy o wysokości wynagrodzenia z miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku lub w przypadku utraty dochodu z miesiąca, w którym wniosek został złożony (pomniejszonego o miesięczne obciążenie podatkiem dochodowym oraz składkami na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne) - osoba zatrudniona, odcinek emerytury (renty) z poprzedniego miesiąca - emeryt (rencista), osoba niepełnosprawna oprócz odcinka renty z poprzedniego miesiąca dodatkowo musi przedłożyć jeden z wymienionych dokumentów: orzeczenie Komisji ds. Inwalidztwa i Zatrudnienia, orzeczenie Powiatowego Zespołu do spraw Orzekania o Stopniu Niepełnosprawności, lub orzeczenie Lekarza Orzecznika z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, zaświadczenie z urzędu gminy o wielkości gospodarstwa rolnego w hektarach przeliczeniowych – rolnik, zaświadczenie ze szkoły o kontynuowaniu przez dziecko nauki w szkole ponad podstawowej i wysokości ewentualnego stypendium lub wynagrodzenia z tytułu praktycznej nauki zawodu, decyzja urzędu pracy o uznaniu za osobę bezrobotną, o przyznaniu, odmowie lub utracie prawa do zasiłku.

Ponieważ wywiad dotyczy nie tylko osoby ubiegającej się o pomoc, ale również osób wspólnie zamieszkujących i gospodarujących a także członków najbliższej rodziny (rodziców lub dzieci czy też rodzeństwa), dlatego pracownik socjalny będzie pytał nie tylko o informacje osobę zgłaszającą się do Ośrodka, ale też osób wspólnie zamieszkujących i gospodarujących. Oprócz danych dotyczących posiadanych źródeł dochodów, sytuacji życiowej, zdrowotnej, rodzinnej, pracownik socjalny może również domagać się złożenia oświadczenia o posiadanym stanie majątkowym. Odmowa złożenia takiego oświadczenia może być podstawą do odmowy przyznania świadczenia pomocy społecznej.

Formularz wywiadu środowiskowego jest wypełniany przez pracownika socjalnego. Po zakończeniu wywiadu jest on przedstawiany do podpisu osobie składającej wniosek. Złożenie podpisu oznacza, iż wnioskodawca potwierdza zgodność danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym.

Następnie zostaje wydana pisemna decyzja w sprawie realizacji bądź odmowy realizacji wniosku. Od decyzji przysługuje możliwość odwołania się - zgodnie z zawartym w niej pouczeniem.